Toplantı Kültürü
5 minute read
Toplantı Kültürü
Denomas'ta toplantılar, asenkron iletişimin yetersiz kaldığı durumlarda başvurulan bir araçtır. Toplantılar varsayılan değil, istisnadır. Bu sayfa toplantı kurallarını, türlerini ve en iyi uygulamaları tanımlar.
Bir konuyu toplantıda tartışmadan önce "Bu konu asenkron çözülebilir mi?" sorusunu sor. Çoğu karar yazılı olarak daha verimli alınır. Detaylar: Kültür.
Toplantı İlkeleri
1. Agenda Zorunluluğu
Her toplantıda önceden paylaşılmış bir gündem (agenda) zorunludur.
| Kural | Detay |
|---|---|
| Gündem paylaşım zamanı | Toplantıdan en az 2 saat önce |
| Gündem içeriği | Konu başlıkları, her konu için süre, beklenen çıktı |
| Gündem yoksa | Toplantı iptal edilebilir — katılımcılar reddetme hakkına sahiptir |
| Gündem sahibi | Toplantıyı organize eden kişi |
Gündem Şablonu:
Toplantı: [Toplantı Adı]
Tarih: [Tarih ve Saat]
Süre: [25 veya 50 dk]
Katılımcılar: [İsimler]
1. [Konu] — [Süre] — [Hedef: Karar/Bilgi/Tartışma]
2. [Konu] — [Süre] — [Hedef: Karar/Bilgi/Tartışma]
3. Aksiyonlar ve sonraki adımlar — 5 dk
Gündem paylaşılmamış toplantılara katılmak zorunlu değildir. Bu kural tüm seviyelerde geçerlidir.
2. 25/50 Dakika Kuralı
| Standart Süre | Denomas Süresi | Amaç |
|---|---|---|
| 30 dakika | 25 dakika | Katılımcılara araya 5 dk mola |
| 60 dakika | 50 dakika | Katılımcılara araya 10 dk mola |
- Toplantılar 25 veya 50 dakika olarak planlanır
- 50 dakikayı aşan toplantılar istisnai durumlarda kabul edilir ve gerekçelendirilir
- Arka arkaya toplantı planlanmaması için aralar bırakılır
3. Toplantıda Karar = Handbook'ta Kayıt
Toplantıda alınan kararlar handbook'a yazılmadan uygulanmış sayılmaz:
- Toplantıda karar alındı
- Toplantı notlarına yazıldı
- İlgili handbook sayfası güncellendi (MR açıldı)
- Karar uygulamaya alındı
Toplantı notları "bilgi" değil "aksiyon" odaklıdır. Her not: "Kim, ne yapacak, ne zaman" formatında yazılır.
4. Opsiyonel Katılım
- Toplantı davetlerinde "Zorunlu" ve "Opsiyonel" katılımcılar ayrı belirtilir
- Opsiyonel katılımcılar, gündemi inceleyip katılıp katılmamaya karar verir
- Katılmayan opsiyonel katılımcıya toplantı notu paylaşılır
5. Kayıt ve Dokümantasyon
| Kural | Detay |
|---|---|
| Toplantı notu | Her toplantı için yazılı not zorunlu |
| Not sahibi | Toplantı başında belirlenir (organizatör değilse ayrıca atanır) |
| Kayıt yeri | Nextcloud'da ilgili proje/ekip dizini |
| Paylaşım | Toplantıdan sonra 4 saat içinde paylaşılır |
| Video kaydı | Katılımcı onayı ile opsiyonel |
Toplantı Türleri
Düzenli Toplantılar
| Toplantı | Sıklık | Süre | Katılımcılar | Amaç |
|---|---|---|---|---|
| Ekip Standup | Haftalık (async alternatifi var) | 25 dk | Ekip | Haftalık ilerleme, engeller |
| Birebir (1:1) | İki haftada bir | 25 dk | Yönetici + ekip üyesi | Geri bildirim, kariyer, engeller |
| Sprint Planlama | İki haftada bir | 50 dk | Proje ekibi | Sprint kapsamı belirleme |
| Sprint Review | İki haftada bir | 25 dk | Proje ekibi + paydaşlar | Tamamlanan iş gösterimi |
| Retrospektif | İki haftada bir | 25 dk | Proje ekibi | Süreç iyileştirme |
| Departman Sync | Haftalık | 25 dk | Departman | Departman güncellemeleri |
| All-Hands | Aylık | 50 dk | Tüm şirket | Şirket güncellemeleri |
Tek Seferlik Toplantılar
| Toplantı Türü | Ne Zaman | Süre | Gereksinim |
|---|---|---|---|
| Karar Toplantısı | Async ile karar alınamadığında | 25 dk | Seçenekler önceden yazılmış |
| Beyin Fırtınası | Yaratıcı çözüm gerektiğinde | 50 dk | Konu ve bağlam paylaşılmış |
| Teknik Tasarım | Mimari karar gerektiğinde | 50 dk | RFC/tasarım dokümanı hazır |
| Postmortem | Olay sonrası analiz | 50 dk | Olay zaman çizelgesi hazır |
| Müşteri Toplantısı | Müşteri ile etkileşim | 25-50 dk | Gündem ve katılımcılar netleşmiş |
Async Alternatifler
Toplantı yerine kullanılabilecek asenkron yöntemler:
| Senaryo | Toplantı Yerine | Araç |
|---|---|---|
| Durum güncellemesi | Yazılı güncelleme | Nextcloud Talk kanal mesajı |
| Karar alma | RFC + yorum | code.denomas.com MR/Issue |
| Bilgi paylaşımı | Doküman + dağıtım | Handbook sayfası + bildirim |
| Geri bildirim | Yazılı inceleme | MR yorumu veya doküman yorumu |
| Beyin fırtınası | Async beyin fırtınası | Nextcloud Talk thread (48 saat süre) |
| Demo | Kayıtlı video | Ekran kaydı + Nextcloud paylaşım |
Karar gerektiren durumlarda Nextcloud Talk veya code.denomas.com'da şu format kullanılır:
Bağlam: [Neden bu karar gerekiyor]
Seçenekler: A) [Seçenek], B) [Seçenek], C) [Seçenek]
Önerim: [Tercih ve gerekçe]
Son tarih: [Karar tarihi]
Belirtilen tarihe kadar itiraz yoksa öneri kabul edilir (sessiz onay).
Toplantı Adabı
Yapılması Gerekenler
- Toplantıya zamanında katıl (1-2 dk önce bağlan)
- Gündemi önceden oku
- Kamera varsayılan açık
- Konuşmadığında mikrofon kapalı
- Aktif katılım göster (soru sor, fikir paylaş)
- Toplantı bitiminde aksiyonları özetle
Kaçınılması Gerekenler
- Toplantı sırasında başka işle meşgul olmak
- Gündemi önceden okumadan katılmak
- Tek kişinin toplantıyı domine etmesi
- Konu dışına çıkmak (konuyu park et, ayrı toplantı planla)
- Zamanı aşmak (zaman planına uy)
Toplantı Rolleri
| Rol | Sorumluluk |
|---|---|
| Organizatör | Gündemi hazırlar, daveti gönderir, toplantıyı yönetir |
| Zaman Tutucu | Gündem maddelerinin süresini takip eder |
| Not Tutucu | Kararları ve aksiyonları yazar |
| Katılımcı | Hazırlıklı gelir, aktif katılır, aksiyonlarını tamamlar |
Toplantısız Zaman Blokları
Denomas'ta belirli zaman dilimleri toplantısız olarak korunur:
| Blok | Zaman | Amaç |
|---|---|---|
| Derin Çalışma Bloku | Salı ve Perşembe 10:00-12:00 | Kesintisiz odaklanma |
| Cuma Öğleden Sonra | Cuma 13:00-17:00 | Kişisel gelişim, öğrenme, yan projeler |
Toplantısız bloklara toplantı planlanmaması beklenir. İstisnai durumlarda (müşteri acil, P1 olay) bu bloklar kullanılabilir, ancak bu durum sık tekrarlanmamalıdır.
Toplantı Verimliliği Ölçümü
Toplantı Sağlık Göstergeleri
| Gösterge | Sağlıklı | Dikkat | Sorunlu |
|---|---|---|---|
| Haftalık toplantı saati (kişi başı) | < 8 saat | 8-12 saat | > 12 saat |
| Gündemli toplantı oranı | > %95 | %80-95 | < %80 |
| Zamanında başlayan toplantı | > %90 | %75-90 | < %75 |
| Aksiyonu olan toplantı | > %80 | %60-80 | < %60 |
| Katılımcı/toplantı ortalaması | 3-6 kişi | 7-10 kişi | > 10 kişi |
Çeyreklik Toplantı Denetimi
Her çeyrek sonunda departman bazlı toplantı denetimi yapılır:
- Toplam toplantı saati hesaplanır
- Düzenli toplantıların gerekliliği sorgulanır
- Async'e çevrilebilecek toplantılar belirlenir
- Gereksiz toplantılar iptal edilir
Özel Toplantı Formatları
RFC (Request for Comments) Toplantısı
Async RFC sürecinin toplantı ile tamamlanması gerektiğinde:
- RFC dokümanı en az 3 gün önce paylaşılır
- Yazılı yorumlar toplantıdan önce alınır
- Toplantıda sadece çözümsüz konular tartışılır
- Karar toplantıda alınır ve RFC güncellenir
Postmortem Toplantısı
Olay sonrası analiz toplantısı:
- Olay zaman çizelgesi önceden hazırlanır
- Suçlama yapılmaz (blame-free ortam)
- Kök neden analizi yapılır
- İyileştirme aksiyonları belirlenir
- Sonuçlar handbook'a kaydedilir
All-Hands
Aylık şirket geneli toplantı:
| Bölüm | Süre | Sunan |
|---|---|---|
| Şirket güncellemeleri | 15 dk | CEO/COO |
| Departman öne çıkanları | 15 dk | Departman liderleri (sırayla) |
| Soru-Cevap | 15 dk | Tüm katılımcılar |
| Kutlamalar | 5 dk | İK |
İlgili Sayfalar
- Kültür
- Uzaktan Çalışma Rehberi
- İletişim Standartları
- Handbook-First Yaklaşımı
- Araç ve İpuçları
Geribildirim
Bu sayfa yararlı oldu mu?
Bu sayfa faydali oldu
Bu sayfa gelistirilmeli
