Etkinlik Yönetimi

Denomas etkinlik yönetimi — konferans, webinar, workshop ve meetup planlama süreçleri

Tags:

6 minute read

Etkinlik Yönetimi

Etkinlikler, Denomas'ın teknik toplulukla yüz yüze ve çevrimiçi bağlantı kurduğu en etkili pazarlama kanallarından biridir. Bu sayfa, etkinlik türlerini, planlama süreçlerini ve başarı ölçüm yöntemlerini tanımlar.

@pazarlama-ekibi

Etkinlik planlaması ve koordinasyonu @pazarlama-ekibi sorumluluğundadır. Teknik içerik için ilgili ürün ekipleriyle işbirliği yapılır.

Etkinlik Stratejisi

Stratejik Hedefler

Marka Bilinirliği — Denomas'ı Türkiye, MENA ve Avrupa'da IT altyapı izleme ve otomasyon alanında tanınan bir marka haline getirmek
Lead Üretimi — Etkinlikler aracılığıyla nitelikli lead üretmek (hedef: toplam lead'in %25'i etkinliklerden)
Topluluk İnşası — Açık kaynak ve teknik toplulukla organik bağlantı kurmak
Müşteri Sadakati — Mevcut müşterilerle ilişkileri derinleştirmek
Partner Ekosistemi — Partner ilişkilerini güçlendirmek ve yeni partnerler kazanmak

Etkinlik Türleri ve Formatları

Etkinlik Türü	Format	Katılımcı Sayısı	Birincil Amaç
Konferans katılımı	Yüz yüze / hibrit	500-10.000+	Marka bilinirliği, networking
Teknik webinar	Çevrimiçi canlı	50-500	Lead üretimi, eğitim
Workshop	Yüz yüze / çevrimiçi	15-50	Derinlemesine teknik eğitim
Meetup	Yüz yüze	20-100	Topluluk inşası
Denomas Day	Yüz yüze	200-500	Müşteri sadakati, showcase
Partner buluşması	Hibrit	30-100	Partner ekosistemi
Hackathon	Yüz yüze / çevrimiçi	50-200	Geliştirici topluluğu

Konferans Katılımı

Hedef Konferanslar

Türkiye

Etkinlik	Dönem	Odak	Denomas Katılım Şekli
Bilişim Zirvesi	Q4	Genel BT	Stand + sunum
BTDAYS	Q2	BT altyapı	Stand + workshop
CyberX	Q3	Siber güvenlik	Stand + sunum (Forceye, Siber Sigorta)
Açık Kaynak Konferansı	Q2	Açık kaynak	Sunum + sponsor

Uluslararası

Etkinlik	Bölge	Dönem	Denomas Katılım Şekli
GITEX	MENA	Q4	Stand + demo (tüm portföy)
GISEC	MENA	Q1	Stand (Forceye, Siber Sigorta)
FOSDEM	Avrupa	Q1	Sunum + topluluk
KubeCon EU	Avrupa	Q2	Stand + sunum (Automation)
Zabbix Summit	Avrupa	Q3	Sponsor + sunum (Monitoring)
Cairo ICT	Afrika/MENA	Q4	Stand + partner toplantıları

Konferans Hazırlık Kontrol Listesi

12 Hafta Önce:

Etkinlik kaydı ve stand rezervasyonu
Bütçe onayı
Ekip planlaması (stand personeli, konuşmacılar)
Sunum başvurusu (CFP) gönderimi

8 Hafta Önce:

Stand tasarımı onayı
Pazarlama materyalleri hazırlığı (broşür, demo ortamı)
Sosyal medya tanıtım planı
Randevu ayarlama (hedef müşteriler, partnerler)

4 Hafta Önce:

Demo ortamı hazırlığı ve test
Sunum provaları
Lojistik onay (ulaşım, konaklama, kargo)
Lead toplama sistemi kurulumu

1 Hafta Önce:

Son kontrol toplantısı
Materyallerin sevkiyat doğrulaması
Sosyal medya duyuru serisini başlatma

Etkinlik Sonrası (1 Hafta İçinde):

Lead'lerin Odoo CRM'e girişi
Takip e-postaları gönderimi
Sosyal medya özet paylaşımı
ROI analizi ve raporlama

Stand Tasarımı Prensipleri

Denomas marka renkleri ve Marka Rehberi standartlarına uyum
En az 2 canlı demo noktası (Monitoring + ilgili ürün)
QR kod ile dijital materyal dağıtımı (kağıt tasarrufu)
Rahat sohbet alanı (stand büyüklüğüne göre)
Video duvarı veya ekran (ürün demo döngüsü)

Webinar Yönetimi

Webinar Türleri

Tür	Süre	İçerik	Hedef Kitle
Ürün tanıtım	30-45 dk	Ürün özellikleri, canlı demo	Potansiyel müşteriler
Teknik derinlik	45-60 dk	Mimari, entegrasyon, best practice	Mühendisler, sistem yöneticileri
Sektör analizi	30-45 dk	Trend, regülasyon, pazar analizi	CIO, CISO, karar vericiler
Müşteri paneli	45-60 dk	Müşteri deneyimi, başarı hikayesi	Değerlendirme aşamasındaki lead'ler
Partner ortak	30-45 dk	Entegrasyon, ortak çözüm	Partner müşteri adayları

Webinar Planlama Süreci

Hafta -4  → Konu ve konuşmacı belirleme
Hafta -3  → Kayıt sayfası oluşturma, tanıtım başlatma
Hafta -2  → E-posta daveti gönderimi, sosyal medya tanıtımı
Hafta -1  → Sunum provası, teknik altyapı testi
Gün 0     → Canlı yayın (45-60 dk)
Hafta +1  → Kayıt paylaşımı, katılımcı takip e-postası
Hafta +2  → Lead puanlama, satış ekibine aktarım

Webinar Performans Metrikleri

Metrik	Hedef
Kayıt sayısı	>100 / webinar
Katılım oranı (kayıt → katılım)	>%40
Ortalama izleme süresi	>%70 (toplam sürenin)
Soru sayısı (Q&A)	>10 / webinar
Kayıt sonrası izleme	>%30 (kaçıranlar)
Lead dönüşüm	>%15 (kayıt → MQL)

Webinar Yeniden Kullanımı

Her webinar kaydı şu şekillerde yeniden kullanılır: YouTube videosu, blog özet yazısı, sosyal medya klipleri (3-5 adet kısa kesit), podcast bölümü. Bu yaklaşım İçerik Stratejisi sayfasındaki yeniden kullanım prensibine uygundur.

Workshop Yönetimi

Workshop Formatları

Format	Süre	Katılımcı	Ürün Odağı
Monitoring Hands-on	Yarım gün (4 saat)	15-30	Denomas Denetim Otomasyon kurulum ve yapılandırma
Automation Lab	Tam gün (8 saat)	15-25	Denomas Yönetim Otomasyon iş akışları
Güvenlik Atölyesi	Yarım gün (4 saat)	15-30	Forceye yapılandırma ve tehdit tespiti
GPMS Teknik Eğitim	Tam gün (8 saat)	10-20	GPMS kurulum, SCADA entegrasyonu
AIO Tanışma	2 saat	20-40	AIO platform tanıtımı ve temel kullanım

Workshop Lojistik Gereksinimleri

Gereksinim	Detay
Mekan	Bilgisayar laboratuvarı veya BYOD (katılımcı kendi dizüstü bilgisayarını getirir)
İnternet	Minimum 100 Mbps stabil bağlantı
Demo ortamı	Önceden hazırlanmış sandbox ortamı (her katılımcıya ayrı)
Materyal	Basılı rehber veya dijital el kitabı
Eğitmen	1 ana eğitmen + 1 asistan (20 katılımcıya kadar)
Kayıt	Video kaydı (sonradan erişim için)

Workshop Sonrası Takip

Katılımcılara anket gönderimi (aynı gün)
Workshop materyallerinin dijital paylaşımı (1 iş günü)
Sertifika gönderimi (katılım belgesi)
CRM'de lead güncelleme ve puanlama
1 hafta sonra takip e-postası (demo teklifi veya ileri eğitim)

Meetup Organizasyonu

Meetup Konseptleri

Konsept	Sıklık	Hedef Kitle	İçerik
Denomas Meetup	Aylık	IT profesyonelleri	Teknik sunum + networking
Açık Kaynak Buluşması	Çeyreklik	Geliştiriciler	Açık kaynak proje tanıtımı, katkı rehberi
Siber Güvenlik Sohbetleri	Çeyreklik	Güvenlik uzmanları	Tehdit analizi, Forceye/Siber Sigorta tanıtımı
Enerji IT Buluşması	6 aylık	Enerji sektörü IT ekipleri	GPMS, SCADA modernizasyonu

Meetup Organizasyon Süreci

Hafta -3  → Konu ve konuşmacı belirleme, mekan ayarlama
Hafta -2  → Meetup/Eventbrite sayfası oluşturma, tanıtım
Hafta -1  → Katılımcı sayısı kontrol, lojistik hazırlık
Gün 0     → Etkinlik (sunum 30-45 dk + networking 30 dk)
Hafta +1  → Fotoğraf/video paylaşımı, katılımcı takibi

Mekan Stratejisi

Meetup'lar için Denomas ofisi, partner ofisleri, üniversite kampüsleri veya co-working alanları tercih edilir. Mekan masrafı mümkünse sponsor desteğiyle karşılanır.

Denomas Day (Yıllık Müşteri Etkinliği)

Etkinlik Yapısı

Bölüm	Süre	İçerik
Açılış	30 dk	CEO keynote, yıl değerlendirmesi
Ürün Yol Haritası	45 dk	Yeni özellikler, gelecek planları
Müşteri Paneli	45 dk	3-4 müşteri başarı hikayesi
Teknik Breakout Sessions	2 saat	Ürün bazlı paralel oturumlar
Partner Showcase	1 saat	Partner çözümleri ve entegrasyonlar
Networking	1 saat	Yemek + serbest networking

Denomas Day Hedefleri

Metrik	Hedef
Katılımcı sayısı	200-500
Müşteri katılım oranı	>%30 (aktif müşterilerden)
NPS (etkinlik sonrası)	>60
Upsell/cross-sell fırsatı	>20 pipeline fırsatı
Medya kapsamı	>5 sektör yayını

Etkinlik Bütçe Yönetimi

Bütçe Kategorileri

Kategori	Bütçe Payı	Açıklama
Konferans katılımı	%35	Stand, sponsorluk, ulaşım, konaklama
Webinar	%10	Platform lisansı, tanıtım
Workshop	%15	Mekan, materyal, eğitmen
Meetup	%10	Mekan, ikram
Denomas Day	%20	Mekan, catering, prodüksiyon
Yedek	%10	Beklenmeyen fırsatlar

Etkinlik ROI Hesaplama

Etkinlik ROI = (Etkinlikten gelen pipeline değeri - Etkinlik maliyeti) / Etkinlik maliyeti × 100

Hedef: Minimum %300 ROI (her 1 TRY harcama için 3 TRY pipeline)

Metrik	Açıklama	Hedef
CPL (Cost per Lead)	Toplam maliyet / toplam lead	<150 TRY
Lead → MQL dönüşüm	MQL sayısı / toplam lead	>%20
MQL → Pipeline	Pipeline'a giren MQL	>%30
Pipeline → Kapanış	Kapanan fırsat / pipeline	>%15
Katılımcı memnuniyeti	Anket ortalaması	>4.0/5

Bütçe Aşımı Protokolü

Etkinlik bütçesi onaylanmış tutarın %10'undan fazla aşılamaz. Beklenmeyen durumlar için yedek bütçe kullanılır. %10'u aşan durumlarda pazarlama direktörü onayı zorunludur.

Etkinlik Sonrası Süreç

Lead Takip Protokolü

Süre	Aksiyon	Sorumlu
24 saat içinde	Lead'lerin CRM'e girişi	Etkinlik koordinatörü
48 saat içinde	Teşekkür e-postası + materyal paylaşımı	Pazarlama otomasyonu
1 hafta içinde	Sıcak lead'lere satış ekibi takibi	Satış ekibi
2 hafta içinde	Soğuk lead'lere nurturing kampanyası başlatma	Pazarlama otomasyonu
4 hafta içinde	Etkinlik ROI raporu	Pazarlama analisti